PaperOffice ECM – mehr als DMS

Analoge Archive und das menschliche Gedächtnis sind mit den heutigen Methoden der Informationsaufbereitung nicht einmal mehr annähernd zu vergleichen, obwohl die Pfade der Erkenntnis im Grunde dieselben geblieben sind.

Die Verarbeitung und Aufbereitung von Informationen ist ein ganz besonderes Feld, nicht nur in der Wirtschaft. Die Inhalte von Dokumenten, sonstigen Schriftstücken, aber auch von Bild-, Video- und Tondateien sind auf den ersten Blick einfach nur Daten, deren Sinn und Zweck vordergründig klar zu erkennen ist. Tatsächlich lassen Daten jedoch Rückschlüsse zu und sie lassen sich kombinieren. Je mehr Daten zur Verfügung stehen, desto besser. Noch besser ist es, wenn sich diese Daten schnell und logisch richtig archivieren lassen. Dann ergeben sich unterschiedliche Möglichkeiten. Bis zum Beginn des digitalen Zeitalters war es vor allem die menschliche Kombinationsgabe, die aus Informationen oder Daten Beziehungen herstellte, die auf den ersten Blick nicht zu erkennen sind.

Mit der modernen, rechnergestützten Datenverarbeitung steigern sich die Verknüpfungspunkte praktisch ins Unendliche. Analoge Archive und das menschliche Gedächtnis sind mit den heutigen Methoden der Informationsaufbereitung nicht einmal mehr annähernd zu vergleichen, obwohl die Pfade der Erkenntnis im Grunde dieselben geblieben sind. Ein Punkt führt zum nächsten, mit dem Computer jedoch fast in Lichtgeschwindigkeit und der Rechner vergisst nie. Algorithmen machen den PC zudem lernfähig, er wird zur künstlichen Intelligenz und kombiniert selbständig Daten zueinander oder miteinander. Für die Archivierung von Firmendaten steht hierbei der Begriff Dokumentenmanagementsystem (DMS), wobei diese Begrifflichkeit, die um das Jahr 1995 kreiert wurde, einen Rahmen setzt, der längst gesprengt wurde.

Das Jahr 2002 – point of no return

Zwei Jahre nach der Jahrtausendwende fand eine weitere, eher unbemerkt gebliebene Wende statt. In diesem Jahr überstieg die Menge an digital gespeicherten Informationen erstmals die der analogen Speicherformen. Es dauerte auch nicht lange, dann steigerte sich die digitale Speicherflut in dem Ausmaß, das heute täglich die gleiche Informationsmenge digital abgespeichert wird, wie sie in analoger Form weltweit insgesamt vorliegt.

Das Jahr 2002 war aber auch das Jahr, in dem PaperOffice zum ersten Mal das Licht der Welt erblickte. Eine Dokumentenmanagementsoftware, basierend auf einer Microsoft Access Datenbank, geschrieben von Daniel Schönland im eher beschaulichen Harsewinkel. Siebzehn Jahre später ist PaperOffice ein Produkt, das weltweit in über 900.000 Firmen für die Speicherung und Verarbeitung von Informationen eingesetzt wird. Dabei ist aus der DMS ein ECMS geworden, ein Enterprise Content Management System.

Der nicht so kleine Unterschied

Eine Dokumentenverwaltungssoftware besitzt drei Schwerpunkte. Einmal die Erfassung und Umwandlung analoger in digitale Daten, vereinfacht als scannen bezeichnet, wobei dies auch andere Formen des Dateneinlesens sein können, etwa mittels einer digitalen Fotoaufnahme.

Der zweite Schwerpunkt besitzt die Bezeichnung COLD oder Computer Output on Laserdisk, ein inzwischen veralteter, aber noch gebräuchlicher Begriff, wobei es um die Abspeicherung der Daten in ein Archivsystem geht. Der dritte wichtige Punkt betrifft das Workflow-Management.

Das ECM oder ECMS ist nun nicht einfach die Erweiterung des DMS, sondern vielmehr ein übergeordnetes Programm, das ein Teilbereich des Informationsmanagements darstellt. Seine Funktionsvielfalt beinhaltet natürlich die Schwerpunkte des DMS, aber auch erweiterte Techniken, etwa die Erkennung von Mustern wie einem Barcode oder das ICR, die Intelligent Charakter Recognition. Ein Programm, das logische Zusammenhänge erkennt, Abgleiche mit dem Archiv durchführt und beispielsweise Formulare und Vordrucke erstellen kann. In PaperOffice hört das ICR auf den freundlichen Namen PIA, lateinisch für die Ehrsame. Eine KI, die ihrem Namen wortwörtlich Ehre macht.

Das und mehr macht eben aus der PaperOffice DMS die PaperOffice ECM. Einfach eine Klasse besser und dazu noch im besseren Preis-Leistungsverhältnis als ihre Mitbewerber.

 

 

 

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