Wenn ein Zeitalter zu Ende geht, blüht ein anderes dafür auf. Doch dies erfolgt niemals abrupt, sondern dauert mitunter viele Jahre oder Jahrzehnte. Als im 15. Jahrhundert das Mittelalter langsam verblasste und in die Zeit der Aufklärung überging, sollten es sogar Jahrhunderte werden, bis der Übergang vollzogen war. Zumindest für den Bereich Mitteleuropas.
Heute befindet sich die Menschheit im Übergang vom industriellen Zeitalter in das Zeitalter der Information und zugleich, quasi als Nebenschauplatz, im Übergang von der analogen in die digitale Ära. Dieser Prozess dauert nun schon gut 40 Jahre an, wobei in den letzten beiden Jahrzehnten die Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice kräftig mithalf, den Prozess zu beschleunigen.
Noch heute, zum Ende des zweiten Jahrzehnts im neuen Jahrtausend, kämpfen Unternehmen mit den Widrigkeiten einer Darstellungsform von Sachverhalten, die mit der Erfindung des Buchdrucks ihren Anfang nahm, die also nun schon rund 570 Jahre alt ist. Papier in Form von Frachtbriefen oder Belegen der unterschiedlichsten Art bestimmen beispielsweise den Arbeitsalltag moderner Speditionen genauso wie sie es in den Handelskontoren der Hanse-Kaufleute vor 300 Jahren taten. Das Team von PaperOffice DMS hat es sich zur Aufgabe gemacht, das Papier aus den Büros dieser Welt zu verbannen.
Den Papierberg bezwingen
Obwohl in der Theorie die moderne Kommunikation von Unternehmen sowohl intern wie extern vollständig digital ablaufen könnte, tut sie es nicht. Einen nicht unerheblichen Anteil an der Schuld, warum sie es nicht kann, tragen amtliche Vorgaben. Das behördliche Mühlen langsam mahlen, ist nun keine Neuigkeit. Erst in den letzten Jahren wurde der Weg frei gemacht, dass Schriftstücke mit Aufbewahrungsfristen digital archiviert werden dürfen, wobei für Deutschland dies im Jahr 2020 einen vorläufigen Abschluss findet. In diesem Jahr tritt die Vorgabe der zertifizierten Sicherheitseinrichtung oder auch Kassensicherungsverordnung in Kraft. Eigentlich zielt die Kassensicherungsverordnung vor allem auf Betriebe mit Bargeldverkehr ab, in denen Registrierkassen für die Belegausgabe genutzt werden. Die gesetzlichen Grundlagen dafür sind der § 146a AO und die GoBD, doch erstrecken sich gerade die Inhalte der GoBD genauso auf andere Unternehmen, die Belege digital archivieren.
PaperOffice DMS geht Konform mit den GoBD
Das Dokumentenverwaltungssystem PaperOffice sorgt weltweit in über 900.000 Unternehmen für Ordnung und für die Sicherheit der archivierten Belege. Dabei entspricht PaperOffice den Grundsätzen der GoBD in der Form, das eingescannte oder digital aufgenommene Belege in ihrem Originalzustand protokolliert und abgespeichert werden. Im Weiteren erfolgt eine Versionierung der Belege, wenn diese bearbeitet werden. Das bedeutet, dass der Originalbeleg unverändert bleibt und bei jeder Bearbeitung eine Kopie erstellt wird, deren Bearbeitung zeitlich und personell rückverfolgbar ist.
Um den Zugriff auf die archivierten Belege auf den dafür zuständigen Personenkreis einzuschränken, besitzt PaperOffice ein Passwortmanagement mit hierarchischer Vergabestruktur und eine hocheffiziente Verschlüsselung, die mit einem AES-1024-Bit-Code arbeitet. Trotz dieses hohen Sicherheitslevels lassen sich aus dem Archiv heraus mit nur wenigen Klicks ganze Listen bestimmter Belege erstellen und transferieren, beispielsweise an den Steuerberater des Unternehmens.
Das Team von PaperOffice ist der Überzeugung, dass optimale Sicherheit nur gewährleistet ist, wenn alle digitalen Prozesse intern erfolgen. Darum empfiehlt PaperOffice die Nutzung eines NAS-Servers inklusive der Einrichtung eines Intranets. In der entsprechenden Version erlaubt hierbei PaperOffice DMS den Anschluss von bis zu 800 Terminals. PaperOffice rät ausdrücklich davon ab, eine Cloud-Lösung eines Drittanbieters für die Speicherung sensibler Firmen-Daten zu nutzen. PaperOffice DMS ist die sichere und effektive Art der Wandlung von analog zu digital.
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